И.Метшин о проекте «Цифровая бухгалтерия»: «Это хороший пилот, который должен обязательно внедряться и дальше»

(Город Казань KZN.RU, 13 декабря, Камиля Губайдуллина). Пилотный запуск проекта «Цифровая бухгалтерия» позволил муниципалитету сэкономить средства, провести оптимизацию ресурсов и облегчить работу бухгалтеров структурных подразделений городской администрации, сообщил на деловом понедельнике в Исполкоме Казани начальник Финансового управления Ирек Мухаметшин. Он анонсировал запуск бота, который позволит ускорить работу специалистов, усовершенствование портала госуслуг РТ и другие нововведения. В свою очередь, Мэр Казани Ильсур Метшин поручил продолжить работу над проектом и распространить его на другие подразделения.

«Бухгалтерия, финансы – это очень консервативный орган, который меньше всего хочет меняться, тем более изнутри. То, что там увидели такие резервы, заслуживает похвалы. Это хороший пилотный проект, который должен обязательно внедряться и дальше, не только в бухгалтерии, – сказал глава города. – В Год цифровизации столица должна быть в авангарде всех преобразований в республике. Чтобы по итогам года такие же результаты мы могли доложить уже по всем подразделениям Исполкома. Ничего невозможного здесь нет».

В 2020 году началась реализация проекта «Цифровая бухгалтерия», который предусматривает централизацию бухгалтерских служб Исполкома Казани и переход на современные стандарты обслуживания. Был проведен детальный анализ работы районных бухгалтерий, лучших практик, реинжиниринг процессов с учетом перехода на электронный документооборот (ЭДО) и отказа от лишних элементов согласования.

Впервые была разработана матрица нормирования, которая позволяет рассчитывать нагрузку по всем основным процессам на одного бухгалтера, а также применена новая прогрессивная система оплаты труда. Кроме того, 56 учреждений Управления образования были переведены на бухгалтерское обслуживание в отдел стандартизации, а также создан Центр бухгалтерского обслуживания (ЦБО), который с лета 2021 года осуществляет бухгалтерское обслуживание 500 учреждений образования, где работают более 40 тыс. человек.

Благодаря ЭДО и экономии бумаги удастся сберечь 470 деревьев

По словам Ирека Мухаметшина, основным результатом реализации проекта является практически полный переход казанских учреждений на электронный документооборот (ЭДО) при взаимодействии друг с другом. На сегодняшний день уже 500 тыс. документов получено и отправлено по этой системе, а в планах на следующий год – 800 тыс. документов, что позволит отказаться от приобретения порядка 4-5 млн листов бумаги и убережет от вырубки около 470 деревьев.

«Почти 500 сэкономленных, не срубленных деревьев в год – это показатель. Молодцы, что приводите такие примеры, – отметил градоначальник. – В Год цифровизации, который был объявлен Президентом РТ, мы хотим видеть не менее значимые результаты, но уже по всем направлениям».

85% руководителей учреждений образования одобряют реализацию проекта «Цифровая бухгалтерия»

Также с внедрением ЭДО сотрудникам учреждений образования, а также родителям, чьи дети посещают детский сад, больше не нужно ездить за справками, добавил И.Мухаметшин. Речь идет, к примеру, о 2-НДФЛ, справке об отсутствии задолженности по родительской плате, справке для налогового вычета. По его словам, теперь они направляются онлайн в само учреждение для передачи заявителю. «В данном контексте отмечу, что Минцифры РТ по нашему запросу предварительно согласована доработка портала госуслуг РТ, которая позволит такие справки заказывать и получать через личный кабинет на портале», – сказал он.

Кроме того, ЭДО позволяет руководителям учреждений не терять время на поездку и пребывание в централизованной бухгалтерии. По результатам опроса, в среднем на это уходило от 1 до 2 часов дважды в неделю.

«Еще одним ярким примером эффективности цифровой трансформации бухгалтерии является отправка корешков по зарплате в электронном виде и ведение архива личных карточек сотрудников в цифре. В рамках ЦБО только перевод в электронной вид архива по карточкам дал нам эффект в 6 штатных единиц. Отметим, что ежемесячно ЦБО отправляет более 24 тыс. корешков для сотрудников учреждений образования», – рассказал начальник Финансового управления.

Он добавил, что для улучшения клиентского сервиса трижды в неделю проводятся онлайн-совещания со всеми учреждениями в формате «вопрос-ответ». Также был создан контакт-центр.

Кроме того, в рамках проекта успешно протестирована идея по установке двух мониторов на рабочих местах бухгалтеров для упрощения работы и исключения необходимости распечатки. До конца года планируется так оснастить 50% рабочих мест в ЦБО.

«Цифровая трансформация коснулась бухгалтерских программ, доступ к которым реализован через облачные сервера, что позволяет бухгалтеру работать в любом месте, где есть компьютер и интернет. Также внедрен режим комбинированной удаленной работы, когда бухгалтер работает в офисе и дома через день», – сообщил И.Мухаметшин.

Опрос руководителей учреждений образования показал, что 85% из них одобряют реализацию проекта «Цифровая бухгалтерия», причем 50% из них отмечает улучшение качества предоставляемых услуг. В части взаимодействия с бухгалтерами в удаленном режиме 80% опрошенных отметили отсутствие каких-либо трудностей.

«Внедренные инновации дают возможность удаленной работы, а это значит, что несмотря ни на какие вызовы, которые мы два года назад переживали и продолжаем переживать сегодня, работоспособность учреждений обеспечена при любых условиях», – сказал Мэр Казани.

«Бот не совершает ошибок и не подвержен профессиональному выгоранию»

По словам начальника Финансового управления, помимо взаимодействия между бухгалтерией и учреждением, поэтапно была проведена работа по изменению регламентов и переходу на электронный документооборот с государственными и муниципальными структурами. Проводится поэтапная работа по переводу на полный электронный документооборот крупнейших поставщиков услуг. На сегодня все ресурсоснабжающие организации работают по ЭДО. Только на них приходится порядка 30 тыс. документов в год.

«Проведенные мероприятия позволили оптимизировать штатную численность бухгалтеров на 20%, что дает экономию фонда оплаты труда в годовом исчислении около 40 млн рублей. Сейчас средний показатель по обслуживанию одного учреждения составляет 0,7 штатных единиц, что в 5 раз эффективнее по сравнению с учреждениями на самостоятельном учете. Таких учреждений у нас еще более 50», – добавил И.Мухаметшин.

Он отметил, что следующим этапом реализации проекта станет централизация оставшихся на самостоятельном учете учреждений социальной сферы и отдельных структурных подразделений Исполкома, а также внедрение ботов, которые позволят значительно сократить объем монотонной работы бухгалтера.

Так, по его словам, время регистрации одного документа для бухгалтера в среднем составляет 3 минуты 48 секунд. Если это будет делать бот, время операций сократится в 9 раз. Автоматизация этого процесса позволит снять пиковую нагрузку, которая чаще всего приходится на конец года. Всего таких операций по регистрации контрактов совершается около 40 тыс. в год. «Бот не совершает ошибок и не подвержен профессиональному выгоранию из-за монотонной работы. Сейчас мы совместно с руководителем проектного офиса тестируем, смотрим стабильность работы, вопросы безопасности», – рассказал докладчик.